Politique de Merck Frosst relative à la protection des renseignements personnels

Merck Frosst comprend et respecte l'importance que vous accordez à la protection de vos renseignements personnels. Nous limiterons la collecte de renseignements personnels vous concernant à ceux qui sont nécessaires aux fins établies. Nous utilisons et divulguons les renseignements personnels que vous nous fournissez uniquement de la façon indiquée. Nous protégeons ces renseignements de manière à éviter qu'ils soient utilisés et divulgués à d'autres fins.

Le respect du caractère confidentiel de vos renseignements personnels est très important pour nous. Merck Frosst s'engage à recueillir, à conserver et à protéger vos renseignements personnels en conformité avec la présente Politique ainsi qu'avec les lois, règles et règlements applicables. La Politique s'applique aux renseignements personnels recueillis par Merck Frosst auprès de vous au moyen, notamment, de formulaires et de sondages ainsi que dans le cadre de rencontres avec des représentants de Merck Frosst et d'événements ou d'études parrainés par l'entreprise.

Veuillez lire attentivement la présente Politique. Si vous avez des questions au sujet de cette Politique ou encore de nos pratiques relatives à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des données, veuillez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels à l'adresse ci-après.

« Merck Frosst » – Merck Frosst Canada Ltée.

« Sociétés affiliées » – Merck & Co., Inc., et toute personne morale apparentée à Merck Frosst, y compris, mais non exclusivement, les filiales, les sociétés remplaçantes, les sociétés sœurs, les sociétés mères, les divisions et les groupes à l'échelle mondiale, ainsi que les coentreprises dont elle fait partie.

« Mandataire » – Tout tiers qui recueille, utilise ou conserve des renseignements personnels à la demande de Merck Frosst et uniquement pour les fins de l'entreprise, ou à qui Merck Frosst communique des renseignements personnels à des fins qui lui sont propres (p. ex., entreprise de recherche sous contrat ou administrateur d'un régime d'options d'achat d'actions).

La présente Politique entre en vigueur le 1^er janvier 2004

1. Comment la Politique définit-elle les renseignements personnels? 
   
   Les « renseignements personnels » au sens de la présente Politique désignent toute information permettant d'identifier une personne. 
   
   Sont notamment considérés comme des renseignements personnels : les coordonnées (adresse et numéro de téléphone domiciliaires, adresse électronique personnelle, etc.), la date de naissance, les titres de compétences professionnelles, l'état matrimonial et la situation de famille, les loisirs et les intérêts.
   
   
2. Comment Merck Frosst recueille-t-elle les renseignements personnels? 
   
   Merck Frosst recueille des renseignements personnels de diverses façons. Vous pouvez répondre à un questionnaire visant à connaître vos opinions ou votre expérience et à déterminer si vous êtes admissible à une étude ou à un cours particulier. Vous pouvez assister à une conférence où l'on vous demandera de remplir un formulaire afin de pouvoir communiquer avec vous ultérieurement pour vous informer de la tenue d'autres événements. Il peut aussi s'agir d'une situation plus informelle, comme une rencontre ou une communication téléphonique avec un de nos représentants qui prendra des notes en vue de vous offrir des services mieux adaptés à vos besoins dans l'avenir.
   
   
3. Pourquoi Merck Frosst recueille-t-elle, utilise-t-elle et divulgue-t-elle des renseignements personnels? 
   
   Merck Frosst recueille des renseignements personnels pour :
   
   
   • offrir les produits, services et fonctionnalités que vous avez demandés, comme des documents éducatifs et des renseignements connexes sur les activités de Merck Frosst dans le secteur pharmaceutique, des questionnaires et des enquêtes;
     
     
   • analyser vos renseignements personnels en vue de cerner vos besoins, d'établir votre admissibilité à des produits et/ou services, ainsi que de déterminer et d'offrir d'autres services et promotions qui pourraient vous intéresser;
     
     
   • mettre au point, améliorer, commercialiser ou fournir ses produits et services;
     
     
   • satisfaire aux exigences légales et réglementaires;
     
     
   ou pour toute autre fin précisée au moment de recueillir vos renseignements personnels. Vos renseignements personnels ne seront utilisés à aucune autre fin sans votre consentement.
   
   
4. Merck Frosst regroupe-t-elle les renseignements personnels? 
   
   Dans certains cas, Merck Frosst regroupe et utilise les renseignements personnels qui lui sont fournis par l'entremise de divers services et moyens tels que le téléphone, des sondages et des questionnaires, dans le but d'améliorer la qualité des services offerts par l'entreprise, tout en tenant compte des fins précisées et des normes énoncées dans la présente Politique, dans tout avis relatif à la protection des renseignements personnels applicable ainsi que dans les formulaires de consentement qui ont été ou seront fournis.
   
   
5. Quelles sont mes options quant à la façon dont Merck Frosst recueille, utilise et divulgue mes renseignements personnels? 
   
   Les renseignements personnels vous concernant seront recueillis avec votre consentement, conformément à la législation applicable. Il existe trois options :
   
   

   	5.1	Aucune collecte de renseignements personnels: Vous avez la possibilité de ne pas fournir de renseignements personnels à Merck Frosst en refusant de répondre à toute question posée par des représentants ou dans des formulaires, des sondages et des questionnaires. Toutefois, votre refus risque de nuire à notre capacité à vous servir ou à la qualité des services offerts.
   	5.2	Options de limitation de l'utilisation et de la divulgation de renseignements à d'autres fins: Certains représentants ou formulaires de Merck Frosst peuvent vous demander l'autorisation d'utiliser et de divulguer des renseignements personnels vous concernant afin d'ajouter votre nom à leur liste de diffusion ou encore de déterminer et de vous offrir d'autres services et promotions qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez limiter l'utilisation de vos renseignements personnels en refusant au représentant d'utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels dans certaines situations, ou en cochant ou non les options présentées au moment où vous fournissez l'information.
   	5.3	Retrait de votre consentement: Si jamais vous ne voulez plus que Merck Frosst utilise ou divulgue vos renseignements personnels, veuillez en aviser par écrit le chef de la protection des renseignements personnels à l'adresse fournie plus loin. Sauf si la loi nous autorise à refuser, nous respecterons votre demande de retrait.

   
   
6. Qui aura accès à mes renseignements personnels? 
   
   Vos renseignements personnels seront accessibles à Merck Frosst, y compris à ses sociétés affiliées, ainsi qu'aux personnes et organisations qui utilisent des renseignements personnels uniquement pour le compte et selon les directives de Merck Frosst. L'utilisation et la divulgation de renseignements personnels par des personnes de l'extérieur et des organisations agissant au nom de Merck Frosst sont régies par des contrats prescrivant une protection appropriée des renseignements personnels. Vos renseignements personnels seront utilisés par Merck Frosst ainsi que par les personnes et organisations travaillant pour son compte, et seront divulgués par Merck Frosst à des personnes et à des organisations travaillant pour son compte, d'une manière conforme à la présente Politique et à tout autre avis relatif à la protection des renseignements personnels applicable, et selon les prescriptions des lois, règles et règlements applicables. De plus, l'utilisation des renseignements personnels est limitée aux employés de Merck Frosst et à ses mandataires qui ont un besoin reconnu d'y accéder.
   
   
7. Merck Frosst communique-t-elle mes renseignements personnels à des tiers? 
   
   En règle générale, Merck Frosst ne divulgue pas de renseignements précis sur le dossier d'une personne ni tout autre renseignement personnel à des tiers indépendants pour leur propre usage, sans le consentement de la personne intéressée, sauf dans certaines circonstances particulières prévues par la loi ou lorsque ces tierces parties constituent des mandataires de Merck Frosst (définis dans la Politique). Si vous ne voulez pas que Merck Frosst communique vos renseignements personnels à ses mandataires, veuillez en aviser par écrit le chef de la protection des renseignements personnels à l'adresse fournie plus loin.
   
   
8. Comment Merck Frosst assure-t-elle la sécurité des renseignements personnels? 
   
   Merck Frosst prendra des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre toute tentative non autorisée d'accès, de divulgation, de modification ou de destruction. Pour ce faire, nous utilisons des mesures de protection matérielles, comme des cartes d'accès et des classeurs fermant à clé, ainsi que des mesures de protection technologiques pour les renseignements personnels conservés sous forme électronique. Nous veillons aussi à ce que nos employés connaissent leurs responsabilités à l'égard de la protection des renseignements personnels en leur dispensant une formation régulière, formelle et informelle.
   
   
9. Comment puis-je accéder à mes renseignements personnels et les modifier? 
   
   Pour avoir accès à vos renseignements personnels et vous assurer qu'ils sont exacts, complets et à jour, veuillez communiquer par écrit avec le chef de la protection des renseignements personnels à l'adresse fournie plus loin. Une réponse vous sera transmise dans les trente (30) jours suivant votre demande écrite d'accès ou de rectification. Si, pour une raison quelconque, le chef de la protection des renseignements personnels ne peut vous donner accès aux renseignements, il communiquera avec vous par écrit afin de vous indiquer la raison du refus. L'accès pourrait être limité ou refusé, par exemple, si la consultation ou la correction risque de nuire à la capacité de Merck Frosst de se conformer à la loi ou d'examiner, de présenter ou de contester des réclamations fondées en droit, ou encore d'entraîner la divulgation de renseignements personnels concernant un tiers.
   
   
10. À quel endroit et pendant combien de temps mes renseignements personnels sont-ils conservés? 
    
    Les renseignements personnels à votre sujet sont conservés essentiellement dans les bureaux de Merck Frosst à Montréal, au Québec. Cependant, ils peuvent aussi se trouver dans les bureaux de sociétés affiliées de Merck Frosst (y compris Merck & Co.), pour être traités aux fins établies ou stockés à des fins de sauvegarde. 
    
    Vos renseignements personnels seront conservés uniquement le temps de satisfaire aux fins établies.
    
    
11. Quelle est la personne ressource chez Merck Frosst pour les questions relatives à la protection des renseignements personnels? 
    
    Si vous avez des questions au sujet de la présente Politique ou encore de nos pratiques relatives à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de l'information, vous pouvez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels, à l'adresse suivante :
    
    
     Chef de la protection des renseignements personnels
    Téléphone : (514) 428-8574
    Télécopieur : (514) 428-4925
    Courriel :
    
    
    Le chef de la protection des renseignements personnels conserve les documents et le matériel relatifs aux politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels, et est chargé de dispenser au personnel de Merck Frosst la formation afférente aux principes de confidentialité. S'il y a lieu, veuillez indiquer au chef de la protection des renseignements personnels la ressource à laquelle vous avez fourni des renseignements ainsi que la nature de ceux-ci. Le chef de la protection des renseignements personnels déploiera des efforts raisonnables pour donner rapidement suite à vos demandes, plaintes, questions ou préoccupations relatives à notre utilisation de vos renseignements personnels. Sauf lorsque la loi l'exige, Merck Frosst ne peut garantir que vous obtiendrez une réponse à vos questions ou commentaires portant sur des sujets qui ne concernent pas la présente Politique ou les pratiques de l'entreprise à l'égard de la protection des renseignements personnels.
    
    
12. Comment savoir si la Politique de Merck Frosst a été mise à jour? 
    
    Merck Frosst peut mettre à jour la présente Politique de façon périodique. Merck Frosst se réserve le droit de modifier comme bon lui semble, notamment par l'ajout ou la suppression d'éléments, la présente Politique relative à la protection des renseignements personnels. Vous pouvez demander par écrit la dernière version de la Politique au chef de la protection des renseignements personnels, afin de toujours être au courant des renseignements recueillis ainsi que de nos pratiques et procédures en ce qui touche les renseignements personnels.